Lensmannen hadde fra først av sine funksjoner knyttet til rettsvesenet og oppebørselen. Utover 16-, 17- og 1800-tallet ble han imidlertid tillagt en rekke nye funksjoner. Det ble etter hvert hans plikt å yte sine foresatte bistand i nær sagt alle sivile lokaladministrative forretninger. Skrivekunnskapen var ofte dårlig blant lensmenn tidlig på 1800-tallet. Protokolleringene ble derfor ofte mangelfulle. Justis- og Politidepartementet sendte 20.5.1823 ut et rundskriv til alle sivile myndigheter med nærmere instrukser om føring og ettersyn av protokoller. Det ble blant annet bestemt at lensmannen skulle protokollere alle forretninger, og at fogden skulle påse at alt ble ført ordentlig. Til hjelp for lensmannen skulle fogden først i protokollen skrive en veiledning om framgangsmåten ved forretningene. Lensmannsarkivene er hovedsakelig bevart fra første halvdel av 1800-tallet. Lensmannens arkiver består av korrespondansearkiv, protokoller og dokumenter fra en rekke forskjellige oppgaver. I forbindelse med ordningsarbeidet ved Statsarkivet i Stavanger var det et uttalt mål å gjøre rede for hjemmel for de ulike saksbehandlingstyper (arkivseriens kontekst) og innhold i arkivseriene. Se derfor nærmere beskrivelse for de enkelte arkivseriene. Kilder: «Katalog over lensmannsarkiv i Rogaland», Statsarkivet i Stavanger, november 2000, bd. 1, side ii og 9, samt «Håndbok for brukere av statsarkivene» (2005) av Liv Mykland, s. 358.