Kopibøkene gir en samlet versjon av Oljedirektoratets utgående brev. Brevkopiene er ordnet kronologisk etter utsendelsesdato og er relatert til journalen der utgående skriv er notert med opplysning om utsendelsesdato. Journalnummer på utgående skriv gjør det mulig å finne dokumentet igjen i journalen. I journalen er bl.a. opplysninger om arkivnøkkelkode som viser fysisk plassering av hele saken i sakarkivet.