Samlingen består av kopier av avskrevne dokumenter m.v. fra forskjellige arkiver i Statsarkivet i Hamar. For det meste gjelder dette materiale skrevet av på bestilling enten fra offentlige kontorer eller privatpersoner. Det er usikkert fra hvilket tidspunkt det ble rutine å ta vare på et eksemplar av utsendt avskrift, men det ligger avskrifter helt tilbake til 1927 i samlingen i tillegg til avskrifter som ble gjort under krigen. Avskrifter av tinglyste dokumenter fra sorenskrivernes (tingrettenes) pantebøker utgjør den største delen av avskriftssamlingen. Strukturen er bygget opp etter katalogene for det originale materialet. Arkivene som er grunnlag for avskriftene, ligger i www.arkivportalen.no, hvor hvert enkelt arkiv og arkivstykke er registrert. Nummereringen av pantebøkene i avskriftssamlingen tilsvarer nummereringen innen serien i arkivet avskriften er hentet fra, og avskriftene er lagt etter sidenummeret i originalprotokollen. Avskrifter fra andre serier i sorenskriverarkivene og andre arkiver er det i mange tilfeller funnet hensiktsmessig å kopiere fortløpende uten referanse til hver enkelt protokoll eller mappe, men vil for det meste ligge i kronologi. Dette gjelder til dels avskrifter fra arkiver etter fylkesmenn, fogder, geistlighet o.a. Unntaket er en del av utskiftningsvesenets forhandlingsprotokoller, serie La og Lb, som ligger etter sidetall i den enkelte protokoll. Statsarkivet i Hamar kan ha avskrifter av materiale eller dokumenter som ikke ligger på sin plass i denne samlingen. Dette vil i tilfelle være avskrifter som er gjort etter digitalisering av disse 'eldre' avskriftene. Slike 'nyere' avskrifter ligger foreløpig bare arkivert/lagret ved Statsarkivet i Hamar og er ikke publisert. Det er greit å være oppmerksom på at arkivmateriale i enkelte tilfeller, bl.a. i forbindelse med omorganiseringer, er benyttet i to eller flere embeter. Når det gjelder avskrifter fra protokoller, er perioden protokollen omfatter et godt holdepunkt for gjenfinning i avskriftssamlingen.