Tidligere var det visstnok vanlig å lage saksmapper på alle saksgrupper i arkivnøkkelen på begynnelsen av året. Dersom det senere ikke ble noen sak i den aktuelle arkivgruppen, forble saksområdet tomt. Arkivene fra St.Petersburg inneholdt endel slike saksomslag uten korrespondanse. Tomme omslag er kassert uten at det gjort særskilte anmerkninger i listene. For øvrig gjøres oppmerksom på at en rekke brev er påført både juliansk (russisk) og gregoriansk (norsk) datering etter følgende møsnter 5/18 oktober 1916. Den gregorianske (norske) kalender har siden 1900 ligget 13 dager foran den julianske (russiske). Der hvor datoforskjellen spenner over et månedsskifte, synes legasjonen å ha benyttet månednavnet i den gregorianske (norske) datoen. Derav følger at dateringen 28/11 april viser til 28 mars etter den julianske og 11 april etter den gregorianske. Russiske navn som på dossierene er skrevet med den gamle tyskinspirerte endelsen -off, er ført med dagens endelse -ov i disse listene, feks. Rostov istedenfor Rostoff.